Was ist das Intranet und warum ist es wichtig, es zu nutzen?

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet kann als privates Netzwerk gesehen werden, das von Unternehmen und Organisationen genutzt wird. Sein Hauptzweck ist es, den Mitarbeitern zu helfen, sicher miteinander zu kommunizieren, Informationen zu speichern und die Zusammenarbeit zu fördern. Moderne Intranets nutzen Social-Intranet-Funktionen, die es den Beschäftigten ermöglichen, Profile zu erstellen und etwas zu liken, zu kommentieren und zu teilen.

Wie funktioniert ein Intranet?

Das Intranet soll in erster Linie die Beschäftigten im gesamten Unternehmen miteinander verbinden. Für Unternehmen, die Remote- und Hybrid-Arbeit anbieten, bedeutet dies, einfacher mit den Teammitgliedern an arbeitsbezogenen Aufgaben zu arbeiten, einen einfachen Zugang zu Team-Dokumenten und Arbeitsbereichen zu ermöglichen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder immer mit wichtigen Geschäftsinformationen versorgt sind. Intranets sind virtuelle Arbeitsplätze, an denen die Beschäftigten zusammenkommen, gemeinsam an Projekten arbeiten, Feedback zu neuen Initiativen geben, Ziele speichern und unternehmensweit kommunizieren.

Warum und wozu wird Intranet verwendet?

Intranets sind nicht nur ein Mittel zur privaten Kommunikation von Arbeitsthemen, einige haben sich zu Plattformen entwickelt, die man mit sozialen Medien verwechseln könnte. Für Unternehmen und Konzerne, die ihre Mitarbeiter an sich binden wollen, können die Daten aus einem Intranet mit Social-Media-Aspekt von unschätzbarem Wert sein. Ein digitaler Arbeitsplatz, der auch anpassungsfähig ist und über weitere Funktionen verfügt, ist für viele Unternehmen äußerst wünschenswert. Hier sind einige der gängigsten und nützlichsten Funktionen, die ein Intranet haben kann.

• Soziale Medien. Wenn man die interne Kommunikation über das Intranet so einfach gestaltet wie auf einer Social-Media-Plattform, ermutigt man die Beschäftigten zu mehr Interaktion. Die einfache Kommunikation gibt den Beschäftigten auch das Gefühl, dass ihre Stimme im Unternehmen gehört wird, was die Motivation der Beschäftigten erhöhen kann. Wichtige Unternehmensnachrichten können über das Intranet mit Social-Media-Einstellungen auch schnell verbreitet werden.
• Mobilität. Viele Intranets sind über Telefon-Apps zugänglich. Durch diese zusätzliche Zugangsmöglichkeit werden Produktivität und Effizienz gesteigert. Die Möglichkeit, auf Unternehmensdaten zuzugreifen, egal wo auf der Welt man sich befindet, ist ein wichtiges Hilfsmittel für Remote-Arbeitnehmer. Die Nutzung eines privaten Intranets ist eine nützliche Ergänzung zu den Kommunikationsmitteln eines jeden Nutzers.
• Analysen. Durch Analysen und Daten verändern sich Unternehmen im Optimalfall zum Besseren. Sobald die erforderlichen internen Daten gesammelt wurden, ist es viel einfacher zu erkennen, welche Teile des Unternehmens gut funktionieren und welche nicht. Sobald die Daten analysiert sind, können sie genutzt werden, um die Motivation am Arbeitsplatz durch unternehmensweite Veränderungen zu erhöhen.
• Suchfunktion. Ein großes Unternehmen mit Zehntausenden von Beschäftigten wird aus reiner Notwendigkeit ein Intranet haben. Bei so vielen Nutzerprofilen und Mitarbeitern kann es helfen, eine Datei einfacher zu finden oder mit jemandem in Kontakt zu treten. Mit einer in die Intranet-Software eingebauten Suchfunktion ist es viel einfacher, bestimmte Informationen zu finden.

Was sind die Vor- und Nachteile des Intranets?

Es gibt eine Reihe von Vor- und Nachteilen, sich auf ein Intranet zu verlassen. Private Netzwerke sind leistungsstarke Sicherheitsinstrumente. Selbst ein eingeschränktes Netzwerk, wie es die meisten Intranets bieten können, hat bestimmte Vorteile. Letztendlich hängt es ganz davon ab, wie ein Unternehmen geführt wird und ob ein Intranet die Produktivität steigert oder die Beschäftigten nur mit einem weiteren Prozess belastet werden, der ihren Arbeitstag verlangsamt.

Vorteile des Intranets

• Es verbindet alle Mitarbeiter miteinander. Ein Unternehmen arbeitet effizienter, wenn die Beschäftigten leicht miteinander in Verbindung treten können.
• Analysedaten. Die Daten können genutzt werden, um bestimmte Bereiche eines Unternehmens zu verbessern.
• Sichere Speicherung. Ein sicheres Intranet ist der perfekte Ort, um sensible Dateien zu speichern und private Nachrichten zu versenden. Dadurch, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben, wird die Gefahr von Verstößen verringert. Unternehmen mit wichtigen Dateien, die leicht zugänglich sind, sind ein Traum für Hacker.

Nachteile des Intranets

• Nicht alle Intranets sind gleich. Die Möglichkeiten eines Intranets hängen ganz davon ab, wie die Entwickler es gestalten sollen. Manche Unternehmen haben ein einfaches Intranet, das nur dem Austausch von Dateien dient. Andere haben aber zum Beispiel keine mobilen Funktionen.
• Seltene Software-Updates. Viele Anwendungen werden in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Bei Intranets können jedoch Jahre zwischen den Aktualisierungen vergehen. Potenzielle Sicherheitsprobleme können lange Zeit unbemerkt bleiben.

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Intranet vs. Internet vs. Extranet – was ist der Unterschied?

Während ein Intranet ein privater Bereich ist, auf den nur berechtigte Nutzer zugreifen können, ist ein Extranet eine Erweiterung des Intranets und ein halböffentlicher Bereich, auf den Auftragnehmer oder Dritte zugreifen können. Ein gängiges Beispiel für ein Intranet ist ein lokales Netzwerk, kurz LAN. Ein Firmen-Intranet ist für viele Unternehmen eine Selbstverständlichkeit.

Der Zweck eines Extranets ist es, Dritten oder sogar Kunden Zugang zu einigen Funktionen zu gewähren, während der Zugriff auf das gesamte Unternehmen beschränkt wird. Je nach Zweck des Extranets haben einige Nutzer, die das Intranet nutzen können, keinen Zugang zu den Extranet-Funktionen. Intranet-Software wird immer noch von vielen Organisationen und Unternehmen genutzt, und wir werden uns auf ihre Einsatzmöglichkeiten und Fähigkeiten konzentrieren.

Das Internet darüber hinaus ist ein weltweit verbundenes Netzwerk, das es allen Menschen, die Zugang dazu haben, ermöglicht, Informationen auszutauschen und miteinander zu kommunizieren.

Was sind die aktuellen Trends rund ums Intranet?

In den letzten Jahren hat es in der Welt der Intranet-Technologie bedeutende Verbesserungen und Innovationen gegeben, die es den Beschäftigten leichter machen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Soziale Netzwerke, Arbeitsabläufe und andere Funktionen zur Einbindung in ein Intranet sind heute der Schlüssel für einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz. Darüber hinaus gibt es neue Technologien und Funktionen, die in absehbarer Zeit die Trends im Intranet-Bereich beherrschen werden.

• Künstliche Intelligenz und ChatGPD könnten bald auch die Art der internen Unternehmens-Kommunikation verändern – oder tun es bereits.
• Benutzerfreundliches und personalisiertes Erlebnis
• Mobile Integration für mehr Flexibilität
• Cloud-basierte Plattformen
• Teambasierte Segmentierung
• Gamification
• Datenvisualisierung

Intranet-Praktiken für Sicherheit und Schutz

Intranets leiden unter den gleichen Sicherheitslücken wie viele andere Software. Social Engineering ist eine Bedrohung, der sich Intranets und sichere Netzwerke gegenübersehen. Bei einer großen Anzahl von Beschäftigten ist die Wahrscheinlichkeit, dass einer von ihnen Opfer von Social-Engineering-Angriffen wird, viel höher als in einem kleineren Unternehmen. Ohne die richtigen Cybersicherheits-Praktiken könnten Unternehmensdaten auf dem Spiel stehen.

Glücklicherweise ist ein Intranet auch das ideale Tool, um die Beschäftigten auf mögliche Sicherheitsbedrohungen aufmerksam zu machen. Die Mitarbeiter regelmäßig mit Tipps und Tricks zur Cybersicherheit zu versorgen, muss Priorität haben.

Was braucht man, um auf ein Intranet zugreifen zu können?

Das Intranet benötigt Webserver, welche die Anfragen nach den auf dem Server gespeicherten Daten kontrollieren. Der Webserver findet die gewünschten Dateien und leitet sie an den entsprechenden Benutzer weiter. Außerdem muss man ein Content-Management-System einrichten, um die Erstellung, Veröffentlichung und Pflege der Intranet-Inhalte zu überwachen. Darüber hinaus gibt es zwei weitere wichtige Dinge, die für den Zugang zum Intranet benötigt werden.

LAN

Um auf das Intranet am Arbeitsplatz zuzugreifen, müssen die Beschäftigten ein individuelles Netzwerkpasswort haben und mit dem lokalen Netzwerk (LAN) des Unternehmens verbunden sein. Zusätzlich zum LAN und den Mietleitungen, die mit den Ressourcen des Weitverkehrsnetzes verbunden sind, kann ein Intranet auch aus vielen verbundenen LANs bestehen.

VPN

Für Remote-Arbeitnehmer ist es zudem wichtig, über ein VPN wichtig, um aus der Ferne auf das Intranet zugreifen zu können. Was ist ein VPN genau? Das VPN ist ein virtuelles privates Netzwerk, das es Nutzern, die nicht mit dem erforderlichen LAN verbunden sind, ermöglicht, auf das Intranet zuzugreifen und die gleichen Dienste und Daten zu erhalten wie Nutzer, die im LAN sind. Das VPN verschlüsselt dabei die Verbindung, sodass Arbeitnehmer sicher und privat auf die Unternehmensdaten zugreifen können.