Mikä on intranet ja mitä merkitystä sillä on?

Mitä intranet tarkoittaa?

Kuten nimestä voi jo ehkä jotain päätellä, intranet on yksityinen verkko, jota käytetään tietyn yrityksen tai organisaation sisällä. Sen avulla on mahdollista jakaa tietoa ja toimia vuorovaikutuksessa yhteisön jäsenten kesken ilman huolta tietosuojan vaarantumisesta.

Intranet vs. ekstranet – mitä eroa niillä on?

Intranetin lisäksi olet saattanut joskus kuulla puhuttavan myös ekstranetistä. Intranet ja ekstranet ovat kaksi eri verkkotyyppiä, joita ei pidä sekoittaa keskenään. Siinä missä intranet on suojattu ja yksityinen verkko, johon on mahdollista päästä ainoastaan luvan kera, ekstranet on eräänlainen lisäys intranetin jatkeeksi. Ekstranet on tarkoitettu laajemman yleisön käyttöön, jolloin sitä pääsevät tarkastelemaan ja käyttämään myös ulkopuoliset tahot.

Monen yrityksen käytöstä löytyy intranet, mutta ei kuitenkaan välttämättä ekstranettiä. Ekstranet on kuitenkin hyödyllinen keino tarjota määrätyille ulkopuolisille tahoille, kuten vaikkapa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, mahdollisuus päästä tarkastelemaan yritykseen tai organisaatioon liittyvää sisältöä. Tyypillisesti intranet sisältää kaikkein eniten salassa pidettäviä yrityksen sisäisiä tietoja, kun taas ekstranet on eräänlainen intranetin ja tavallisen julkisen verkkosivuston välimuoto.

Miten intranet toimii?

Intranet tarjoaa turvallisen alustan, jonka kautta voidaan jakaa tietoa ja dataa asianomaisille. Yritys voi näin ollen jakaa työntekijöidensä kesken luottamuksellisia tietoja, tietokantoja, linkkejä, lomakkeita ja sovelluksia intranetin välityksellä. Jokainen intranettiin yhdistettävä tietokone tunnistetaan uniikilla IP-osoitteella. Juuri IP-osoite kertoo sen, onko käyttäjä vaadittavassa lähiverkossa vai ei.

Intranet perustuu internet-protokolliin nimeltä TCP IP ja sitä suojaavat palomuurit ja muut turvallisuusjärjestelmät, jotka pitävät ulkopuoliset loitolla. Palomuuri valvoo saapuvia ja lähetettäviä datapaketteja varmistaakseen, että ne eivät sisällä luvattomia pyyntöjä. Näin ollen intranetin käyttäjillä on pääsy internettiin, mutta internetin käyttäjillä ei ole pääsyä intranettiin, ellei heille ole annettu siihen lupaa. Intranettiin päästäkseen käyttäjän tulee olla yhdistettynä sen lähiverkkoon eli LAN-verkkoon (Local Area Network).

Vaikka intranettiä käytetäänkin yleensä yrityksen toimipaikasta käsin, on nykyään tärkeää tarjota myös etätyötä tekeville mahdollisuus päästä käsiksi intranettiin sijainnista riippumatta. Tällöin VPN on kätevä ratkaisu, joka mahdollistaa lähiverkon ulkopuolisille käyttäjille mahdollisuuden liittyä tarvittavaan LAN-verkkoon ja päästä siten intranettiin. VPN salaa yhteyden siten, että työntekijät voivat tarkastella yrityksen tietoja intranetissä turvallisesti.

Miten intranettejä käytetään?

Intranet on lähes korvaamaton apuväline laajemmissa organisaatioissa, jotka muodostuvat useammasta keskenään vuorovaikutuksessa toimivasta osastosta. Se mahdollistaa saumattoman ja selkeän viestinnän niin eri osastojen välillä kuin hierarkkisten tasojen välillä. Yrityksen tai organisaation työntekijät voivat hyödyntää intranettiä myös etsiäkseen tietoa, sisäiseen viestintään sekä työtehtävien hallinnoimiseen monin eri tavoin.

Intranetin yleisimmät ja hyödyllisimmät ominaisuudet

Ei ole mitenkään sattumaa, että intranettiä on käytetty yrityksissä ja organisaatioissa kautta maailman jo vuosikymmenten ajan. Seuraavaksi tarkastellaan sen yleisimpiä ja hyödyllisimpiä ominaisuuksia.

Sosiaalinen media pienessä mittakaavassa

Intranet sisältää paljon sosiaalisesta mediasta tuttuja piirteitä. Viestintä yrityksen sisällä työnantajan tai esimiesten ja alaisten välillä on äärettömän helppoa. Myös työntekijöille itselleen on tärkeää pysyä ajan tasalla ja saada tarvittaessa myös äänensä kuuluviin. Kun yrityksen työntekijät lukevat intranettiä päivittäin, kohottaa se myös tietynlaista yhteenkuuluvuuden tunnetta ja yhteishenkeä.

Joustavat käyttömahdollisuudet

Monet intranetit ovat tätä nykyä käytettävissä myös älypuhelimeen ladattavan sovelluksen välityksellä. Työntekijät eivät ole enää sidottuja fyysiseen työpaikan pisteeseen voidakseen päästä sisälle intranettiin. Tämä ominaisuus on etenkin etätöihin tottuneille kultaakin arvokkaampi.

Näppärä hakutoiminto

Yrityksissä työntekijöiltä vaaditaan yhä enemmän. Työntekijöiden on omaksuttava valtava määrä tietoja, joita lisäksi päivitetään jatkuvasti. Etenkin suurissa yrityksissä lukuisat eri osastot ja suuri määrä työntekijöitä ja tietoa saattavat helposti saada pään pyörälle. Intranet on näppärä työkalu, joka tarjoaa vastaukset moneen askarruttavaan kysymykseen. Sen sijaan, että pitäisi lähteä etsimään oikeaa henkilöä, jolta kysyä kysymys, siihen löytää todennäköisesti muutamassa sekunnissa vastauksen intranetin hakutoimintoa käyttämällä.

Intranetin hyödyt ja haitat

Intranettiin liittyy sekä hyviä että huonoja puolia, joita käydään seuraavaksi läpi tarkemmin.

Intranetin hyödyt

• Yhteinen tila kaikille työntekijöille. Mutkaton vuorovaikutus työyhteisön sisällä mahdollistaa nopean tiedonjaon. Koko henkilökunta näkee päivitykset ja yrityksen sisäiset asiakirjat ja pääsevät tarvittaessa esittämään kysymyksiä.
• Turvallinen tietojen säilytyspaikka. Yrityksen oma intranet tarjoaa arkaluontoisille tiedoille ja yksityisille viesteille turvallisen tilan, johon on pääsy ainoastaan luvan saaneilla henkilöillä.
• Lisää tehokkuutta. Intranet tehostaa työskentelyä ja vähentää virheitä. Näin edesautetaan asetettujen tavoitteiden saavuttamista ajallaan ja oikein.

Intranetin haitat

• Intranettien välillä on suuria eroavaisuuksia. Riippuu pitkälti kehittäjästä ja annetuista ohjeista, millaiseksi intranet muodostuu. Joillain organisaatioilla voi olla käytössään erittäin yksinkertainen intranet, joka mahdollistaa ainoastaan tiedostojen jakamisen. On olemassa myös intranettejä, joiden käyttö on mahdollista ainoastaan määrätyltä tietokoneelta käsin.
• Harvoin tehtävät päivitykset. Vaikka monia sovelluksia ja ohjelmistoja päivitetään nykyään jatkuvasti, ei se koske intranettejä. Usein intranettiin tehdään päivityksiä harvoin — jopa muutaman vuoden välein. Pitkät aikavälit päivitysten välillä saattavat altistaa turvallisuusuhille.

Esimerkkejä intranetistä

Olemme edellä käyneet läpi sitä, mikä on intranet. Seuraavaksi esitellään vielä muutamia esimerkkejä intranetistä, jotka helpottavat ymmärtämään niiden monimuotoisuutta.

• Pankin sisäinen intranet: Pankin oma intranet on tyypillinen esimerkki intranetin hyödyllisyyttä. Sen kautta kaikille työntekijöille saadaan välitettyä viimeisimmät päivitykset koskien pankkilainsäädäntöä. Näin esimerkiksi rahapesulakia koskevat muutokset saatetaan tehokkaasti kaikkien tietoisuuteen, joka parantaa toiminnan turvallisuutta.
• HR-intranet: Joillakin yrityksillä on käytössä myös tiettyyn osastoon keskittyvä intranet. Tällainen voi olla henkilöstöresursseihin keskittyvä intranet, joka sisältää esimerkiksi kulukorvauslomakkeet, loma-anomuslomakkeet ja muut työntekijöille tarkoitetut lomakkeet ja osiot, joiden ansiosta he voivat hoitaa monet asiat itsenäisesti, ja HR-osasto voi paremmin keskittyä muihin asioihin.
• Koulun oma intranet: Lähes kaikissa kouluissa hyödynnetään nykyään intranettiä, jonka kautta voidaan jakaa tietoa lähestyvistä tapahtumista ja kokeista sekä jakaa tärkeitä asiakirjoja.

Intranetin parhaat käytännöt turvallisuuden varmistamiseksi

IT-asiantuntijat joutuvat nykyään jatkuvasti pohtimaan tietoturvariskejä ohjelmistoja kehittäessään, eivätkä myöskään intranetit ole niiltä täysin suojassa. Vaikka intranet tekeekin tiedon jakamisesta ja viestinnästä yleisesti ottaen turvallisempaa, liittyy siihenkin tietoturvauhkia. Koska intranetillä on yleensä todella laaja käyttäjäkunta, saattaa joukosta löytyä myös niitä, jotka ovat liikkeellä pahat mielessään. Yrityksen onkin järkevää hyödyntää intranettiä myös jakaakseen sen käyttäjille keinoja, joilla jokainen voi omalta osaltaan huolehtia siitä, että kyberturvallisuus on riittävän korkealla tasolla.

Onko intranet vielä tarpeellinen?

Lähes jokaisessa keskisuuressa ja suuressa yrityksessä käytetään intranettiä. Nyt kun yhä useammat yritykset omaksuvat kehittyneitä teknologisia ratkaisuja tiedon jakamiseen yrityksen sisällä, ovat yhä useammat alkaneet kyseenalaistaa sitä, onko intranet vielä tarpeellinen.

On kuitenkin selvää, että yritykset tarvitsevat tehokkaita ja suojattuja sisäisiä viestintäkanavia nyt enemmän kuin koskaan. Monissa yrityksissä on totuttu tekemään töitä myös etänä, eikä fyysistä läsnäoloa paikan päällä välttämättä edellytetä. Yrityksissä kuitenkin tapahtuu jatkuvasti muutoksia ja uudistuksia, joten jotta oleelliset asiat saadaan välitettyä kaikkien tietoisuuteen nopealla aikataululla, on intranet yhä erittäin hyödyllinen.