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Como fazer uma assinatura digital: confira passo a passo

Imagine só ter que imprimir um documento, assiná-lo, fazer a digitalização e enviar por e-mail. É muito trabalho, não é? Então, as assinaturas digitais existem exatamente para facilitar sua vida e reduzir esses processos.

Ilma Vienažindytė

Ilma Vienažindytė

Nov 27, 2019 · Leitura de 4 min

Como fazer uma assinatura digital: confira passo a passo

Só que, infelizmente, nem todas as assinaturas digitais são seguras. Esse artigo vai te ajudar a criar e usar uma assinatura digital com segurança e eficiência.

Assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais

Antes de assinar o que quer que seja, você precisa saber qual é a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital.

Você pode usar os dois tipos para assinar documentos com vínculos jurídicos; portanto, esses termos costumam ser usados de forma intercambiável. No entanto, existe uma diferença importante entre esses dois tipos de assinatura – uma pode ser facilmente falsificada, e a outra não.

Assinaturas eletrônicas são quaisquer marcas eletrônicas feitas por você com a intenção de aprovar/assinar qualquer coisa. Isso inclui um desenho da sua assinatura, uma escrita cursiva com o cursor do mouse, ou um simples arquivo de imagem.

O lado ruim é que as assinaturas eletrônicas podem ser facilmente falsificadas e é por isso mesmo que nós não recomendamos o uso delas. Imagine só: tudo o que alguém precisa fazer para assinar um documento com o seu nome é copiar/imprimir a sua assinatura e colocá-la no documento!

As assinaturas digitais são a alternativa mais segura, porque usam chaves criptográficas para anexar sua identidade a um documento. Isso permite que o destinatário verifique se o documento foi assinado por você, se não foi alterado durante o processo.

As assinaturas digitais são consideradas tão únicas quanto àquelas feitas à mão e são quase impossíveis de falsificar. E é exatamente por isso que bancos e empresas costumam usá-las para confirmar transações financeiras e assinar contratos digitais.

Já que esse texto é voltado para assinaturas digitais, vamos abordar exclusivamente esse tipo de assinatura.

Como criar sua própria assinatura digital

Criar uma assinatura digital pessoal não é algo muito fácil. Você vai precisar de algum conhecimento técnico para gerar chaves criptográficas e configurá-las em diferentes plataformas. Mas, mesmo assim, a sua assinatura não vai ser considerada segura.

Sua chave pública precisa ser aprovada por uma CA (Certificated Authority, “Autoridade Certificada”) ou de um TSP (Trust Service Provider, “Fornecedor de Serviço Confiável”).

Eles precisam fornecer um certificado digital usado para autenticar seus documentos. Sem isso, o receptor não tem como saber se a assinatura digital é realmente sua, o que anula o todo o propósito envolvido em usar essas assinaturas digitais.

É por isso que muitas organizações e indivíduos obtêm assinaturas e certificados digitais por meio de uma CA ou um TSP. Depois de adquirir os seus, você pode começar a assinar documentos em formatos PDF e Word. É só continuar lendo para saber como fazer isso.

Como criar uma assinatura digital no Adobe

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Para usar sua assinatura em documentos no formato PDF, você vai precisar de uma assinatura no Adobe Sign. Isso vai ativar sua função de administrador no Adobe Sign.

Depois, basta seguir os passos abaixo:

1. Abra o painel de controle do Adobe Sign e escolha a opção Fill & Sign. Abra o documento que você quer assinar.

2. Clique em Sign e depois em Add Digital Signature.

3. Escolha como aplicar sua assinatura digital. O modo mais conveniente é selecionar a opção Cloud Signature. Assim, você vai ter que assinar com sua Digital ID, fornecida por uma CA ou um TSP. Você também pode baixar o documento e assinar o PDF usando um smart card, uma chave de USB ou um arquivo de Digital ID.

4. Se você escolher Cloud Signature, selecione o fornecedor do seu Digital ID certificate no menu que vai aparecer, ou clique no link para conseguir uma nova Digital ID.

5. Insira seus detalhes de login. Dependendo do fornecedor da sua Digital ID, você pode precisar fazer verificações adicionais, como um PIN ou uma senha de uso único.

6. Visualize sua assinatura digital e faça edições se for necessário.

7. Parabéns! Você assinou seu arquivo PDF com sua assinatura digital.

Como criar uma assinatura digital no Word

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1. Abra o documento do Word que você quer assinar e clique duas vezes na linha de assinatura.

2. Em lugar do X, digite seu nome.

3. Depois, procure por Signing as e clique em Change, logo ao lado.

4. Se seu certificado já tiver sido adicionado anteriormente, você pode verificar os detalhes. Caso contrário, clique em More choices e selecione seu certificado digital.

5. Depois de adicionar seu certificado, clique em Click here to view certificate properties.

6. A caixa Certificate Details vai aparecer na sua tela. Clique em Details, deslize pelas opções e clique em Key Usage. Logo em seguida, vai aparecer a mensagem Digital Signature, Non-Repudiation. Se tudo estiver correto, clique em Ok.

7. Você vai receber a solicitação para entrar na sua conta para confirmar sua assinatura digital – por exemplo, inserir sua senha ou seu Smart Card PIN.

8. Uma caixa vai aparecer confirmando que sua assinatura foi adicionada ao documento. Daí em diante, se você ou qualquer pessoa tentarem editar o documento, a assinatura digital vai sumir.

Como adicionar assinaturas digitais invisíveis no Word

Uma assinatura invisível pode servir para verificar se um documento do Word foi criado por você. Para fazer isso, basta seguir os procedimentos abaixo:

1. Abra seu documento e selecione a guia File.

2. Clique em Info e, depois, em Protect Document. Dentre as opções que vão aparecer no menu, escolha Add a digital signature.

3. Abaixo de Commitment type e escolha Created and approved this document.

4. Debaixo de Signing as, você precisa verificar se adicionou seu certificado digital. Caso não, clique em Change e faça o upload do seu certificado. Depois, clique em Sign.

5. Você vai precisar entrar na sua conta e confirmar sua assinatura Digital – inserindo sua senha ou seu Smart Card PIN.

6. Você vai ver uma caixa de confirmação de assinatura dizendo que sua assinatura digital foi salva.

Pronto! Agora você já sabe como criar e usar uma senha digital nas principais plataformas, para os formatos de arquivos mais populares.

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